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作为一个项目经理,你真的会复盘吗?建议收藏

任性小编 1个月以前

人生3大学习对象,一是父母老师,二是前任,三是自己。


前两个数量都有限,而且难以控制进度,所以向自己学习比较靠谱。


怎么向自己学习?复盘就是其中一个重要能力。

今天,我们再来谈一下复盘。


1

什么是项目复盘?


做项目复盘不仅要对过去的工作进行回顾,更重要的是找出问题及解决方案。项目复盘包括:

  • 情景回顾

  • 问题梳理

  • 寻找解决方法

  • 总结经验教训

  • 为组织过程资产添砖加瓦


2

什么时候复盘?


 

通常来说,我们会在一个项目结束之后进行复盘。

但问题不会等到结束之后才出现,所以逼迫我们必须以更高的频率进行复盘。


可以在项目出现问题的时候进行复盘,以找出解决方案;可以每天进行复盘,及时梳理,防止意外发生;如果不能每天都复盘,可以选择在每周五、月末进行复盘;还可以在里程碑节点结束时复盘;敏捷项目则可以在每个迭代结束时进行复盘。


总之,复盘没有时间限制,任何你觉得有必要的时候都可以复盘。


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项目复盘做什么?


如果条件允许,可以进行项目全盘回顾,如大型的年度复盘;

如果没那么多时间,可进行关键事件回顾,如里程碑节点复盘、某个问题的复盘。


无论是以上哪一种复盘,总结经验教训都是重点。包括团队方面的总结和个人方面的总结。


团队方面,可以优化管理机制和项目流程,可以对某一类问题达成共识,以后遇到时应该怎么解决;个人方面的总结比较灵活,方向可以参考述职报告。


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4

项目复盘需要谁参加?


建议所有参与过项目的人,尤其是那些承担着关键角色、从头到尾参与项目的人,都要参加。


  • PM-项目经理

  • Tech lead-技术负责人

  •  BA-需求分析

  •  QA-质量保证

  • Dev-开发人员

  • 项目发起人及其他高管

  • 商务


不同的角色会有不同的视角,不同时期的人会对项目有不同程度的理解和输入,所以项目参与者非常关键。


值得一提的是,客户也是项目重要的相关方,他的意见也很重要,要不要带客户复盘呢?


经过圈子社群内讨论,大家认为:

如果是敏捷项目,要带,客户参与很关键;

如果是传统项目,不要带,客户参与会导致真相沉底,大家没法表达出自己的真实想法。

5

项目复盘4步走


复盘为了优化未来的行动策略,方法有多种,但要说最简单方便的,还是联想柳传志所推崇的四步复盘法,也叫GRAI复盘法,即Goal(回顾目标)、Result(评估结果)、Analysis(分析原因)、Insight(总结规律)


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01


回顾目标



做项目过程中,我们常常会忙得忘记了项目的目标和初衷,因此在复盘时,我们要对项目目标进行回顾:


  • 项目整体目标是什么?

  • 绩效目标是什么?

  • 里程碑是什么?

  • 沟通管理计划是什么?

  • 预算、资源有多少?

  • 客户/用户需求是什么?

  • 风险识别和控制措施是什么?

  • ……


回顾目标是客观地把目标再拿出来看一遍,可以检验当初定的目标是否存在问题,也可以试着让团队成员来回顾,看是否每个人都对项目目标足够清晰

02


评估结果



将项目产生的数据结果呈现在复盘会议中,让每个团队成员都明确知道。同时将项目结束后产生的数据结果与目标进行对比,有四种可能产生的情况:


  1. 结果和目标一致,完成所设目标;

  2. 结果超越目标,完成情况比预期还更好;

  3. 结果不如目标,完成情况比预期要差;

  4. 在做事的过程中新添加了预期没有的项目目标。


第1种结果是最完美的,然而在项目中很少存在,第3、4种结果是最常见的……所以分析原因就显得尤其重要。把每一个目标的达成情况记录下来,为后续的分析原因做准备。


评估结果的目的不是为了发现差距,推锅甩锅,而是为了发现问题

03


分析原因


分析原因是复盘的最重要环节,也是制定改进措施的关键。分析原因可以根据各关键节点的得失,思考并设计不同的优化方法。在分析原因时,可以用鱼骨图 5W 的方法寻找问题根源。


  • 是什么原因导致了延期?

  • 质量控制没做好的原因是什么?

  • 绩效目标没有实现的原因是什么?

  • 风险控制失效的原因是什么?

  • 为什么需求总是要改?

  • 为什么团队效率低?

  • ……


任何问题都可以进行原因分析,但是,不能总让项目经理一个人在说,把复盘会搞成批斗会。项目经理当然想说的内容最多,但其他角色也要参与进来,为自己代言,说出自己对于问题的看法。

你不说,项目经理/领导怎么知道呢?

04


总结规律(改进计划)



这一步是复盘中很重要的一环,不进行规律总结的复盘是不完整的,复盘效果也会减弱很多。


总结规律是为了确定改进计划,比如需要实施哪些新举措,需要继续哪些措施等。改进计划不能罗列过多,否则团队人员有限无法全部落实,改进计划也要列出优先级。


复盘后的改进计划都要有反馈,不断优化,形成螺旋上升态势。如确实有效,则可以进一步整理,作为内部知识库。  


6

复盘可以用哪些工具/软件?


  • 万能工具:看板

  • 思维导图:Mindmanager、X-mind等

  • 数字笔记本:Onenote

  • 项目管理软件:MS project、Jira


工具只是辅助,挑选出合适自己团队的即可。


复盘是个好方法,可以优化弱项、强化强项,还能明确自己的价值,明确工作的价值。


但很多时候,盘着盘着就变成了批斗会、甩锅会,或者大家都不吭声,只听项目经理一个人在那吧啦……这些都是复盘的误区。


7

项目复盘的注意事项有哪些?


  • 在项目结束后,最短时间开复盘会议。这样很多执行细节和用户反馈都历历在目,做复盘的可靠性比较高。


  • 彼此坦诚剖析既不推卸责任,也不妄自菲薄,而是尽可能地呈现一个完整真实的项目过程。


  • 要有专人控制时间和记录要点。控制会议时间是按时下班的基础,记录要点是会议的必备步骤。 


其实项目经理写日报、周报的时候,就是一次简单的复盘。通过每日、每周的反思、迭代,可以不断提升个人能力


复盘就像一面镜子,照出事件真实的样子。

我们都忙着往前跑,偶尔也需要回头看看走过的路。


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