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这样汇报项目,老板心甘情愿给你加薪

任性小编 1个月以前

我始终不明白一件事:我上三年级的儿子看了那么多书,为什么还是写不好作文呢?

 

一个培训老师给了我答案——结构能力差

 

想一想,还真有道理。我让他写“奈良看小鹿”,他写了半天“地铁怎么坐,怎么去公园,怎么买鹿饼……”,等到开始写小鹿了,他一看字数差不多了,一句“小鹿真可爱啊”,硬生生地结束了全文。


如果你明明是一个勤于思考的人,但领导总说你说话缺乏逻辑,写出来的东西都是“反人类”的表达方式,很可能是缺乏“汇报结构”的训练。



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来看一个常见的“反人类”式汇报吧:

 

“感谢领导能给我这个机会,感谢CCTV,感谢MTV……,我的汇报还不够全面,还请领导和同事们多提意见……(此处省略三百字)”


这是表现一:不能快速进入主题,不能激发往下听的欲望。

 

“东北的XXX项目,倾注了团队大量精力,尤其是XXX、XXX和XXX(被领导打断:‘说项目,不要说这些没用的’)……,但进展不大,主要是因为客户的想法老是定不下来,他们的所有经费都是一把手‘一言堂’,具体执行的人又都是临时(每一句话的意义都在不停地跳跃)……”


这是表现二:一句话与下一句话之间,关联性弱。

 

“这个客户是XXX部介绍来的,我早说这个项目有问题,现在果然陷进去了(开始进入抱怨模式)……,当然,我不是这个意思啊,大家还是很努力的……”

 

这是最重要的表现三:过多的逻辑层次,在不断跑题中兜兜转转。

 

那应该怎么办呢?先来看看下面的这个“很人类”的表达结构:

 

失了一颗铁钉,丢了一只马蹄铁;丢了一只马蹄铁,折了一匹战马;折了一匹战马,损了一位将军;损了一位将军,输了一场战争;输了一场战争,亡了一个帝国。

 

从思考的角度讲,单一原因、单一结论是很不科学的;但从表达层面讲,方向单一明确的推论,却是最容易理解的,因为它最符合“线性传播”的要求。 

 

下面举一个职场上常见的“项目例行汇报讨论”的例子,应该如何围绕关键点,展开结构。



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5步准备,7块内容


这是一次拜访客户后的汇报、相当于上学时写的记叙文,不同的是,汇报的重点不是“发生了什么”,而是“为什么”,以及“我们应该如何做”。

 

比如我们向上司汇报“东北项目进展”时,这两个关键点的选择,就侧重于对事情的分析:

 

关键点一:项目进展不利,最主要的原因是对方的需求迟迟无法确认。

 

关键点二:希望领导能安排客户考察XXX项目,把他们的需求引导、激发出来。

 

明确了这两个关键点,就可以围绕这两个点组织材料、编织内容了。

 

我们准备工作可以分五步展开

第一步:用一两句话,总结出议题、结论、观点等等;

第二步:在草稿上列出这两个关键点,并摆好前后顺序,先讲什么,后讲什么;

第三步:对这个两个关键点进行展开,包括:证明、补充、具体化……

第四步:把“结论、关键点、关键点展示”这几个元素排好,看看中间需要补充什么,让表达更流畅。

第五步:看看还有什么重大的遗漏,以及逻辑不通的地方。


准备汇报材料不是从头“写”到尾,而是从几个关键点分别往两头“写”,这就是“结构意识”。

 

1.jpg


充电两小时,就为”通话五分钟“。经过这五步准备后,在这个总长度为5分钟的项目进展汇报中,我们的内容就分成下面七个部分:

 

  1. 开头(新闻报道式开头,发生了什么):上周的大致行程;
  2. 关键点一(结果是什么):项目进展不利……
  3. 关键点一的展开(证据):两次会议都没有结果……客户没有定时间……对方的大领导没有出席会议……;
  4. 两个关键点之间的过渡(小结,引出关键点二):所以,我们的核心问题是,解决客户的疑虑,尽快让他们确认需求……;
  5. 关键点二(行动方案):我有两个想法,希望大家讨论能讨论一下,方案一……;方案二:……;
  6. 关键点二的展开(补充说明):这两个方案各有优缺点……;
  7. 回顾总结(重复最核心的内容):虽然由于客户的原因,项目进展不大,但我们已开始聚集核心问题,这两个方案……


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保留了上面的七个部分的同时,我们删除了一些分析,包括两类:

 

第一类:与关键点关系不大的信息,包括:客户内部矛盾、团队的努力、项目的其他问题、部门配合的问题。这一类信息,可以在汇报的讨论阶段,见缝插针的说明。

 

第二类:与关键点矛盾的信息,包括:项目自身的缺陷(无法解决的问题)、其他可能的行动方案(比如放弃项目),等等。这一类信息,提出的时机还没有成熟,不如不说。

 

你看,这一点都不难吧。


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