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如何判断一件事重要还是紧急??

任性小编 1个月以前

重要紧急四象限大家都非常熟悉吧?


项目经理每天都充斥着各种各样的事,每一件事过来的时候,对方都告诉我们:这很重要,这很紧急……如果我们照单全收的话,我相信绝对是剪不断、理还乱。


因此,我们要学会如何去判断哪些是重要且紧急的事,我比较喜欢用优先级去称呼这些事。


但是,一件事的优先级不是绝对的,每个人的理解、感受、判断都不一样,哪怕用同样的方法,大家对同一件事的判断可能也不同。所以,当我们需要与人协作的时候,一定要事先把优先级对齐。


今天就从三个维度来说一下,如何综合评估一件事的优先级希望可以给大家一个参考。



第一维度-人

你的每一个任务,都是不同的人给予的,识别好你身边的人际关系,对于判断优先级很重要。


首先是层级和远近关系,比如说老板、领导、关系好的同事来的事一般都会优先处理,关系一般的会稍微放一放,不认识的可能连消息都会过很久再看。


同时,相关方的性格和处事方式也会影响优先级比如这个人能搞事、喜欢告状,或者是人际关系搞的特别好,大家都愿意给他面子,又或者他有办法获得团队成员的支持,那可能就会优先处理他的事。

这似乎有点欺负老实人的意思,但职场就是这样,过于老实的人真的很容易被欺负,所以大家都要学会一些套路保护好自己。



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第二维度-环境

环境是一个外在因素,但也会间接影响你的判断,它主要体现在4个方面:


1.业务的重要程度基本上主要业务部门提出的需求,优先级一定比边缘业务部门的要高。


2.是否和公司大战略挂钩。战略之下无小事,一个不小心,这个锅你甩都甩不掉,所以要多关心公司的战略方向。如果接触不到,就看一些官宣新闻,总是会有信息透出的。

3.你的岗位职责。在职责范畴内的优先级要比职责范畴外的优先级高,这点不难理解,如果本职的事都没做好,其他的事做的再好也容易被人诟病甚至因小失大。但是,要注意结合第一维度,如果人员符合第一维度中的描述,请慎重对待。

4.公司的运作体系。比如,某个部门的KPI或者汇报线是双向绑定的,那么有些需求就避免不了。再比如有些公司把360度评分加入绩效考核,那么你所有的利益相关方都得安抚好。很多时候的搞定未必就是直接把事做了或者解决了,而是处理好对方的期待,和对方达成一致。


第三维度-个人能力

个人能力在很大程度上,会影响你判定优先级,我们从5个方面来看。


1.最坏情况的兜底解决方案。当你觉得哪怕这件事的最坏结果你都能接受或者你能扭转,那么这件事在你心中就会变得不那么重要了。比如:团队找你说资源不足,规定时间内完不成项目,但是你非常清楚,xx团队还有10个人在2天后会做完另一个项目把资源释放出来,你有办法搞定那10个资源,那么这件事的优先级对你来说就降低了。


2.全局统筹。看全盘、握全局,才能做一些规划和预案,在可能出现问题的地方兜底,把一些可能存在的风险提前消灭,在遇到问题的时候能够更快速的找到解决方案。在这样的情况下,很多事的处理优先级都可以被降低。


3.过往的经验积累。遇到的事越多,经历的越多,越会觉得很多事儿不是事儿,也会更心平气和的去处理。如果以前遇到过类似的就可以参照,即使没遇到过,阅历和处理方式还是会老练很多。所以,不断复盘自己的工作,把经验都沉淀下来,真的很有用。


4.同时处理多件事的能力。事情的复杂度和处理时长也会影响优先级判定。虽然我们没法同时处理100件事,但是同时处理2、3件事的能力还是可以锻炼一下的,对于一些可以在半小时之内解决掉的事,可以互相穿插着去做。


5.能否在最短时间内找到合适的人来解决问题。这一点会比较依赖全局统筹以及人脉,当很多重要的事一起来临的时候,如果能够很快的找到合适的人去解决问题,就能很大程度上缓解自己的压力。这个不是推锅,有些问题让合适的人去处理会更加有效率。



虽然说了那么多,但有时候紧急的事突然来了,没时间考虑那么多,就会依靠平时经验的积累以及自己的思维习惯去处理。职场很多事都没有速成法,全靠慢慢沉淀、积累、练习。


你是如何判断事情优先级的?

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