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开好这4场会,让项目经理不再受“夹板”气!

任性小编 1个月以前

项目经理可谓是职场中最苦逼的一族,他们既是管理别人的“攻”,也是被领导管理的“受”。


没有行政管理权的项目经理想要落实好项目管理工作,就要学会从领导那里“借”来权力。

开会是项目经理“借”权的重要手段,每一次的会议都是项目经理游走于领导权力和项目成员之间的“权力游戏”。

一个懂开会、会开会的项目经理能在不同的会议上借到领导手中各种各样的权力,从而帮助他实现不同的目的和想法。
 
项目启动会,获取权力的会

项目启动会是项目管理过程中最重要,但也是最容易被项目经理忽视的会议。

项目启动会的主要作用是告知相关方项目正式启动,并大体介绍项目的概况,会议形式往往大于会议的实质性内容。

很多项目经理,尤其是技术转管理的项目经理,会认为项目启动会太过形式主义,从而产生忽视的心理。

在经验丰富项目经理看来,项目启动会不仅仅是项目开始的标志,更是借助领导权力、获取项目管理权力的最佳时机。

项目启动会不仅要开,而且越隆重越好、项目相关方来得越全越好、越大的领导来越好、支持项目的口号喊得越响越好。

项目启动会是项目经理掌控权力的第一步,也是最重要的一步,所以项目经理都要慎重对待。

项目例会行使权力的会

如果说项目启动会是获取权力的会,那么项目例会就是行使权力的会。

项目经理的管理行为和权威大部分都是通过一次次的项目例会来体现的。

项目例会不需要太大的场所,一间普通的办公室足够;项目例会不需要特定的时间,早中晚都行;项目例会不需要固定的形式,站会、视频会、座谈会均可;项目例会不需要太多的人参加,有问题的人参加就行。

项目例会的运用之妙存乎一心,项目经理要紧抓“例”字,把例会搞成项目中的一项常态化事务。

例会中分派的任务和问题要及时进行反馈,让项目管理的权力得到切实的体现。

最后,项目例会产生的所有决议还要广而告之,尤其是要抄送给相关的领导,这样不仅能让项目经理扩大影响力和提高权威性,还能让领导了解项目经理是如何行使他赋予的权力。

项目决策讨论会,制约权力的会

权力与责任相生相伴,在权力诞生的那一刻,责任也会随之而来。项目经理借走了领导的权力,那么也要承担与之相对应的责任。

但面对项目中的关键问题需要进行决策时,项目经理会发现自己的小身板可能无法承担起决策时带来的相应的责任和风险。

说到底,项目经理本质上是缺乏相应的财政权和人事权的普通员工,对于项目相关的财务、人事等的影响力极其有限。

因此,每当遇到重大决策,尤其是涉及成本、人力等方面的问题时,项目经理还是要通过项目决策讨论会来帮助自己达成目的。

项目决策讨论会的主要目的是要拉上足够分量的领导,来为重大的决策事项进行背书,万一项目产生不必要的纰漏和纠纷,项目经理也能靠领导的“背书”保护好自己。

因此,项目决策讨论会虽然带有“讨论”二字,但并不是真的要在会上让领导讨论项目的决策方案。

会议的精髓在于,项目经理要事先做好相关决策的方案,在会议上向领导进行详细讲解,阐明方案的利弊,让领导来做最终的决定。

项目决策讨论会是制约项目经理权力的会议,更是保护项目经理让其免于事后“背黑锅”的会议。

项目终验会,归还权力的会

俗话说,有借有还再借不难。权力的租借也不例外,项目经理的权力是从领导那里借来的,那么当项目落幕时,也是项目经理的权力归还之日。

项目经理的权力归还可以说是贯穿了整个项目终验,是一个漫长的过程,但最关键的节点在项目终验会。

项目起于启动会,终于终验会。因此,项目终验会的会议规模、会议重要性等都不亚于项目启动会。但与项目启动会的形式大于实质内容不同,项目终验会不光重形式,更重实质性的内容。

项目终验会的召开,一定要召集项目所有关键人物。至于怎么才能算是把关键人物召集全了,这里有个简单的方法可以进行检验——凡是能对项目的任何方面说“不”,并能对项目产生影响的,那就算是关键人物。

在终验前,项目经理一定要搞定所有“点头不算,摇头算”的相关方,并取得他们对项目认同的共识。

其次,项目终验会一定要事无巨细地把每一项权力和责任交接出去,并安排好相关的接手人员。交出了权力,也就意味着交出了责任,项目之后再发生什么变故,已经与项目经理无关,自然有后续人员进行处理。

当项目终验会顺利召开,各方在项目终验文件上签了字,也就意味着项目的正式结束。

项目经理掌握的权力被彻底收回,项目经理承担的责任被卸下,项目经理的“权力游戏”也暂告一段落。待下一个项目启动时,项目经理又将投入到新一轮的权力博弈循环中。
 
领导是项目经理权力的源泉、会议是项目经理行使权力的手段、责任是项目经理权力的衍生,项目经理通过会议来获取领导的权力、通过会议来行使自己的权力、通过会议来制约自己的权力。

项目经理想要参与到这场“权力的游戏”中去,就要理解开会的精髓,学会开会的方法,掌握开会的技巧,这样才能在项目管理的过程中立于不败之地。



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